Prompts pour rédiger une instruction de travail au poste

Une instruction de travail, c'est la fiche qu'on garde près du poste : les gestes dans l'ordre, ce à quoi il faut faire attention, et comment savoir que c'est bien fait. Elle part d'une observation réelle du poste. L'assistant aide à mettre vos notes d'observation en étapes courtes, à faire ressortir les points clés, puis à préparer le test avec quelqu'un qui découvre le poste.

Ce que disent les guides ISO

Le guide de l'ISO 9001 Auditing Practices Group sur les processus (édition du 19/07/2020, écrit pour l'édition 2015 de la norme) rappelle que le niveau d'information documentée est déterminé par l'organisation et que la norme n'en impose ni le format, ni le support, ni le contenu. Parmi les questions d'audit qu'il propose figure « Comment savez-vous comment faire votre travail ? » : une instruction de travail est l'une des réponses possibles, la formation et l'accompagnement en sont d'autres.

Étape 1 : observer et noter

Avant tout prompt, regardez le poste tourner et notez tout en vrac : gestes, outils, réglages, vérifications, hésitations. Demandez à l'opérateur ce qu'il explique toujours aux nouveaux.

Je vais te donner mes notes d'observation du poste « [nom du poste] » dans une entreprise de [activité].
Avant de rédiger quoi que ce soit, pose-moi les questions qui manquent pour écrire une instruction de travail complète :
- ce qu'il faut préparer avant de commencer (matériel, documents, équipements de protection) ;
- le point de départ et le point d'arrivée de l'opération ;
- les vérifications faites en cours et à la fin ;
- les erreurs fréquentes et comment les éviter ;
- ce qu'on fait si un contrôle n'est pas bon.
Une question à la fois.
Mes notes : [notes d'observation, sans nom de personne]

Étape 2 : rédiger l'instruction

Rédige l'instruction de travail du poste « [nom] » avec ces rubriques :
1. Objet, en une phrase.
2. À préparer : liste du matériel, des documents et des équipements de protection.
3. Étapes : tableau à trois colonnes — étape (verbe à l'impératif, 12 mots au plus), point clé (ce qui garantit la qualité ou la sécurité), raison du point clé.
4. Contrôle final : ce qu'on vérifie, comment, critère d'acceptation.
5. En cas de problème : qui prévenir, que faire du produit.
Utilise exactement les noms d'outils et de pièces que j'ai employés. N'invente ni valeur de réglage ni tolérance : laisse [à compléter] là où je ne les ai pas données.

À vérifier : les valeurs chiffrées (couple de serrage, température, durée). Un assistant peut proposer une valeur « habituelle » qui n'est pas la vôtre ; le prompt lui interdit d'en inventer, mais relisez. Vérifiez aussi que les consignes de sécurité viennent de votre évaluation des risques, pas du bon sens de l'assistant.

Étape 3 : simplifier pour le poste

Reprends cette instruction et produis une version affichable :
- une étape par ligne, 10 mots au plus ;
- les points clés en gras ;
- une colonne pour une photo ou un schéma à ajouter (indique ce que la photo doit montrer : la pièce, l'outil, le geste, sans personne identifiable) ;
- tout tient sur une page A4.

L'indication de la photo à prendre est souvent ce qui manque le plus aux instructions écrites : une image du bon et du mauvais montage dit plus qu'un paragraphe.

Étape 4 : tester avec un nouveau

Le guide de l'Auditing Practices Group sur l'audit des compétences (édition 2 du 01/06/2022) rappelle que l'organisation est responsable de déterminer les compétences nécessaires, et qu'un auditeur peut vérifier, quand les titulaires d'un poste sont absents, que d'autres personnes compétentes peuvent les remplacer. Une instruction bien écrite aide justement à préparer ces remplaçants, à condition qu'elle se comprenne.

Prépare une grille de test de cette instruction : une personne qui ne connaît pas le poste réalise l'opération en suivant uniquement la fiche, pendant qu'un tuteur observe.
Pour chaque étape, prévois : réalisée sans aide oui/non, question posée par la personne, écart constaté. Ajoute trois questions à poser à la fin pour vérifier la compréhension des points clés.

Chaque question posée pendant le test révèle un trou dans la fiche. Corrigez, puis datez et versionnez l'instruction.

Visages, badges, initiales : ce qui ne sert pas à décrire un geste

Une instruction de travail se prépare souvent avec des photos du poste ou des notes qui mentionnent l'opérateur observé. La fiche de la CNIL et de France Num sur les solutions d'IA générative (novembre 2024) demande de faire attention aux données qui permettraient d'identifier des personnes physiques. Pour décrire un geste, l'assistant n'a besoin ni d'un visage, ni d'un badge, ni d'un prénom : envoyez du texte, et si une image est nécessaire, cadrez sur les mains et la pièce. Prévenez l'opérateur de ce que vous faites de vos notes.

Pour le document qui décrit l'enchaînement des activités autour de ce poste, voyez la procédure qualité.