Prompts qualité pour PME : procédures, audits, ISO 9001
Des prompts prêts à copier pour la fonction qualité d'une PME : procédures, non-conformités, analyse des causes, actions correctives, audits internes et revue de direction.
Ce site s'adresse aux personnes qui font vivre la qualité dans une PME : responsable qualité à temps plein ou dirigeant qui s'en charge entre deux rendez-vous. Il propose des prompts pour les documents et les analyses de tous les jours : écrire une procédure ou une instruction de travail, décrire une non-conformité, chercher la cause d'un problème, bâtir un plan d'actions, préparer un audit interne ou une revue de direction. Chaque page donne le prompt, les éléments à remplacer entre crochets, et ce qu'il faut vérifier dans la réponse.
Le responsable qualité les colle dans l'assistant de son poste et obtient des brouillons à relire avec l'équipe. Le contenu d'une procédure, la cause d'un défaut ou la décision d'une revue viennent des personnes qui connaissent le terrain.
Écrire les documents
- Rédiger une procédure qualité : qui fait quoi, quand, avec quels enregistrements.
- Rédiger une instruction de travail : les gestes au poste, étape par étape.
- Cartographier ses processus : entrées, sorties, pilotes, interactions.
- Écrire sa politique et ses objectifs qualité : des engagements que chacun peut relier à son travail.
Traiter les problèmes
- Rédiger une non-conformité : l'exigence, le constat, la preuve.
- Appliquer la méthode des 5 pourquoi : descendre jusqu'à la cause dans le système.
- Construire un diagramme d'Ishikawa : ranger les causes possibles avant de les vérifier.
- Monter un plan d'actions correctives : correction, cause, action, preuve d'efficacité.
Évaluer et piloter
- Bâtir le programme d'audit interne : auditer d'abord là où le risque est le plus fort.
- Rédiger le rapport d'audit interne : des constats clairs et vérifiables.
- Préparer la revue de direction : des éléments d'entrée aux décisions.
- Suivre la satisfaction des clients : plusieurs sources, pas seulement un questionnaire.
Où en est la norme ISO 9001
La page du comité technique ISO/TC 176 indique que l'édition en vigueur est ISO 9001:2026, sixième édition, publiée le 16/09/2026, qui remplace ISO 9001:2015 et son amendement de 2024. Les organismes certifiés passent à la nouvelle version dans le délai fixé par leur cycle de certification. AFNOR Certification écrit que la transition dure trois ans, avant l'échéance du 30/09/2029, et que la certification suit un cycle de trois ans.
Plusieurs pages de ce site s'appuient sur les guides du groupe « ISO 9001 Auditing Practices Group » (ISO et Forum international de l'accréditation), publiés sur le site du comité ISO/TC 176. Ces guides ont été écrits pour l'édition 2015 ; ils précisent eux-mêmes qu'ils n'ont pas été approuvés formellement par l'ISO. Ils donnent de bons repères de pratique, mais pour une exigence précise, c'est le texte de la norme achetée et votre organisme certificateur qui font foi. Ce site ne reproduit pas le texte de la norme.
Deux règles d'usage propres à la qualité
Le document décrit ce que vous faites, pas ce qu'un assistant imagine. Un assistant écrit volontiers une procédure parfaite qui ne ressemble pas à votre atelier. Le guide de l'Auditing Practices Group sur les processus rappelle que l'organisation détermine elle-même le niveau d'information documentée nécessaire, et que la norme n'impose ni format, ni support, ni contenu. Partez toujours de ce qui se fait réellement, observé ou raconté par les personnes concernées.
Une analyse de cause ne désigne pas un coupable. Les prompts de ce site demandent à l'assistant de chercher des causes dans l'organisation (méthode, matériel, formation, mesure), pas des fautes individuelles. Et ils évitent de lui donner des noms : une fiche de non-conformité ou un rapport d'audit se travaille avec des rôles (« l'opérateur du poste 3 »), jamais avec l'identité des personnes. Chaque page précise ce qu'il vaut mieux retirer avant de coller un document.
Ce que ce site ne traite pas
La certification Qualiopi des organismes de formation n'est pas traitée ici. Pas de conseil sur le choix d'un organisme certificateur, ni d'interprétation officielle de la norme : en cas de doute sur une exigence, la réponse vient de votre organisme certificateur ou du texte de la norme.
Pour apprendre à écrire de meilleurs prompts, quel que soit le sujet, rendez-vous sur l'accueil de la famille Promptum.
Toutes les pages
- Cartographie des processus : prompts pour la construire
Prompts pour identifier vos vrais processus, décrire entrées, sorties, pilotes et indicateurs, et dessiner leurs interactions sans recopier la norme.
- Diagramme d'Ishikawa : prompts pour ranger les causes
Prompts pour préparer un diagramme d'Ishikawa par familles (méthode, matériel, matière, personnel, mesure, environnement) et trier les causes à vérifier.
- Méthode des 5 pourquoi : prompts pour trouver la cause
Prompts pour mener une analyse 5 pourquoi jusqu'à la cause dans l'organisation, vérifier chaque réponse et éviter de s'arrêter à l'erreur humaine.
- Plan d'actions correctives : prompts pour le construire
Prompts pour passer d'une cause confirmée à des actions précises, datées et vérifiables, et préparer la preuve d'efficacité avant de clore.
- Politique qualité et objectifs : prompts pour les écrire
Prompts pour écrire une politique qualité propre à votre entreprise, la décliner en objectifs mesurables par processus et vérifier qu'elle est comprise.
- Programme d'audit interne ISO 9001 : prompts pour le bâtir
Prompts pour construire le programme d'audit interne selon les risques, choisir les auditeurs, préparer le plan d'un audit et sa grille de questions.
- Prompts pour rédiger une instruction de travail au poste
Prompts pour transformer l'observation d'un poste en instruction de travail claire : étapes, points clés, contrôles et test par un nouvel arrivant.
- Prompts pour rédiger une procédure qualité
Prompts pour faire raconter un processus, le transformer en procédure claire (qui, quoi, quand, enregistrements) et la faire relire avant diffusion.
- Rapport d'audit interne qualité : prompts de rédaction
Prompts pour transformer des notes d'audit en constats factuels, classer écarts et points forts, et rédiger un rapport utile à la direction.
- Rédiger une non-conformité claire : prompts et méthode
Prompts pour décrire une non-conformité à partir des faits, distinguer correction et action corrective, et relire la fiche avant de l'enregistrer.
- Revue de direction ISO 9001 : prompts pour la préparer
Prompts pour rassembler les éléments d'entrée de la revue de direction, préparer l'ordre du jour, et rédiger un compte rendu centré sur les décisions.
- Suivre la satisfaction client pour l'ISO 9001 : prompts
Prompts pour choisir ses sources de retours clients, analyser les tendances et préparer la synthèse de la revue de direction, au-delà du questionnaire.