Prompts pour rédiger une procédure qualité

Une procédure qualité décrit comment une activité se déroule dans votre entreprise : qui intervient, dans quel ordre, avec quelles informations, et quelle trace on en garde. L'assistant est utile pour deux choses : vous faire raconter l'activité sans rien oublier, puis mettre le récit en forme. Il ne sait pas comment vous travaillez : la matière vient de vous et des personnes qui font le travail.

Ce que la norme laisse libre

L'ISO 9001 n'impose pas de gabarit. Le guide du groupe « ISO 9001 Auditing Practices Group » sur les processus (édition 2 du 19/07/2020, écrit pour l'édition 2015 de la norme) précise que l'organisation détermine le niveau d'information documentée nécessaire pour avoir confiance dans l'efficacité de son système, sans format, support ni contenu imposé. Il cite comme exemples des fiches de processus, des cartographies, des flux informatiques ou des diagrammes « tortue ». Il rappelle aussi qu'un audité a le droit d'utiliser sa propre terminologie.

Conséquence : une procédure courte, écrite avec les mots de l'atelier, vaut mieux qu'un document long qui recopie la norme. L'édition en vigueur est ISO 9001:2026, publiée le 16/09/2026 selon le comité ISO/TC 176 ; vérifiez avec votre organisme certificateur ce qui change pour vos documents.

Étape 1 : faire raconter l'activité

Tu es responsable qualité dans une PME de [activité]. Je dois rédiger la procédure « [nom de l'activité, ex. traitement des commandes clients] ».
Interroge-moi comme le ferait un auditeur bienveillant, une question à la fois, pour comprendre :
- ce qui déclenche l'activité et ce qu'elle doit produire ;
- les étapes, dans l'ordre, et qui fait chacune (rôle, pas nom) ;
- les informations et documents nécessaires à chaque étape ;
- les contrôles et décisions, et qui les prend ;
- ce qui peut mal tourner et ce qu'on fait alors ;
- les traces conservées (formulaire, logiciel, mail).
Attends ma réponse avant de poser la question suivante. Arrête-toi quand tu as de quoi rédiger.

Faites l'exercice avec la personne qui réalise l'activité, pas seulement avec son responsable : c'est elle qui connaît les contournements.

Étape 2 : rédiger le brouillon

À partir de nos échanges, rédige la procédure « [nom] » avec cette structure :
1. Objet et domaine d'application (2 phrases).
2. Responsabilités : tableau rôle / ce qu'il fait.
3. Déroulement : étapes numérotées, chacune avec qui, quoi, quand, et l'enregistrement produit.
4. Cas particuliers et que faire.
5. Enregistrements : liste, lieu de conservation, durée si je te l'ai indiquée.
6. Documents associés.
Contraintes : phrases courtes, verbes d'action au présent, vocabulaire de l'entreprise tel que je l'ai employé, deux pages au plus. N'ajoute aucune étape que je n'ai pas décrite ; si une étape te semble manquer, signale-la à part sous « Questions ».

À vérifier : que chaque étape a un responsable, que chaque enregistrement cité existe vraiment, et que l'assistant n'a pas glissé de contrôle « idéal » que personne ne fait. La rubrique « Questions » est souvent la plus utile du brouillon.

Étape 3 : la relecture par un auditeur fictif

Le même guide propose des questions d'audit du processus, codées selon le cycle planifier, faire, vérifier, agir : « Que vous faut-il pour commencer votre travail ? », « Qui reçoit le résultat de votre travail ? », « Comment savez-vous que vous l'avez bien fait ? », « Que peut-il mal se passer et que feriez-vous ? ». Servez-vous-en pour éprouver votre brouillon.

Relis cette procédure comme un auditeur interne. Pour chacune de ces questions, indique si la procédure y répond, et où :
- Que faut-il pour commencer l'activité ?
- D'où viennent les informations ?
- Qui reçoit le résultat ?
- Comment sait-on que le travail est bien fait ?
- Quelles vérifications sont faites, quels enregistrements gardés ?
- Que peut-il mal se passer et que fait-on ?
Liste ensuite les passages ambigus, en citant la phrase.
[Procédure]

Étape 4 : la version courte pour l'affichage

Résume cette procédure en une fiche d'une page pour l'affichage : un logigramme en texte (étape → étape), les rôles, les trois points de contrôle à ne pas oublier. Pas de nouvelle information.

Le savoir-faire n'est pas une donnée banale

Une procédure détaillée, c'est votre manière de produire : réglages, tolérances, fournisseurs, astuces de métier. La CNIL, dans ses questions-réponses sur l'IA générative (18/07/2024), invite à interdire selon les cas certaines informations couvertes par le secret des affaires et à s'opposer, quand c'est possible, à la réutilisation des données d'usage par le fournisseur. Pour une procédure, travaillez sur le déroulement et les responsabilités ; gardez les valeurs de réglage et les noms de fournisseurs hors du prompt et ajoutez-les vous-même dans la version finale.

Recouper avec vos autres documents

Selon votre assistant et vos réglages, il peut ne pas connaître vos autres procédures : il peut ne pas voir qu'une nouvelle procédure contredit celle des achats ou reprend un formulaire supprimé l'an dernier. Faites cette vérification croisée vous-même, avec la liste de vos documents en vigueur. Pour un outil d'IA à l'échelle de l'entreprise, vous pouvez aussi découvrir ALMA, la plateforme IA pour PME éditée par IArche.

Quand la procédure renvoie à des gestes précis au poste, passez à l'instruction de travail.